Ciężki dzień sekretarki

25 kwietnia obchodziliśmy Międzynarodowy Dzień Sekretarki i Asystentki. Sekretarka - jest postrzegana jako wizytówka firmy, dyspozycyjna i odporna na stres. Oprócz znajomości języków obcych i obsługi komputera musi mieć wysoką kulturę osobistą. A niektórzy mówią o niej, że to ładna lala od parzenia kawy.

Zawsze byłam pełna uznania dla pracy sekretarek, ale po kilku dniach zastępstwa na tym stanowisku mój podziw ugruntował się jeszcze bardziej. Do gniazda królowej - tak bowiem nazywam sekretariat, trafiłam w ramach departamentowego programu zastępstw. Sekretariat jest jak centrum dowodzenia. I pełniąc tam wartę tak się właśnie czułam, jak żołnierz na eksponowanym posterunku.

Chciałam być dobrą sekretarką. Naprawdę się starałam, chcąc godnie reprezentować swój departament, urząd i kraj. Wszystkie znane mi sekretarki są zawsze eleganckie. Ja również starałam się być schludna. Wiązało się to z koniecznością dokładnego wyprasowania koszuli. Słowo dokładnie oznacza w moim przypadku - wyprasowanie CAŁEJ koszuli, w tym również tych części, które normalnie ukryte są pod marynarką. Było to dla mnie swego rodzaju nowością, ponieważ zazwyczaj ograniczam prasowanie (czynność, której szczerze nienawidzę) jedynie do tych części, które mogą być widoczne. Oszczędzam w ten sposób czas i energię, ponieważ z natury jestem osobą skąpą ekonomiczną i przyjazną środowisku. Do osiągnięcia stylistycznego K2 potrzebowałam jeszcze ołówkowej spódnicy oraz rajstop . Te ostatnie są jak wiadomo podstępnymi bestiami, które lubią się drzeć i zaciągać. Znając ich skłonności zawsze mam zapasową parę w torebce.

Strój, jak wiadomo to nie wszystko, a profesjonalny wygląd nie oznacza profesjonalnej pracy. Niestety. Nasza etatowa sekretarka jest osobą perfekcyjnie zorganizowaną. Na biurku ma idealny porządek i mało rzeczy. Nie wiem jak ona to robi. Cały czas sprząta?

Być może wynika to z mojej wewnętrznej potrzeby dążenia do chaosu. W każdym razie wyglądało to tak, że już po 10 minutach miałam na biurku dużo rzeczy. Za dużo. Jakieś faksy (nawiasem mówiąc nie wiem, po co komu faks w tych czasach), dwa segregatory z dokumentacją przetargową oraz pisma, których nie zdążyłam jeszcze wprowadzić do systemu elektronicznego. Choć żyjemy w świecie zdominowanym przez komputery i email jest popularną ścieżką komunikacji, to pisma w urzędzie muszą funkcjonować wciąż w wersji papierowej. Mają drugie ważniejsze życie. Takie z podpisami i pieczątkami nadającymi im wielkiej sprawczej mocy. Potem rozdzwoniły się telefony, tu połącz, tam przełącz. I tu pojawia się kolejny problem. Niby mam magistra, a rozłączyłam jednego dyrektora, bo mi się przyciski pokiełbasiły.

Skoro mówię o kiełbasie, to robię się głodna. I to też jest skomplikowana kwestia, w życiu sekretarki - jedzenie. Jak jeść w sposób dyskretny i elegancki na eksponowanym stanowisku? Jeśli nie poprosisz koleżanki, żeby usiadła na chwilę zamiast ciebie, to pozostaje kitranie kanapek po szufladach i podgryzanie małych kęsów. Jak myszka. Jeść za bardzo nie miałam kiedy, bo nagle okazało się, że trzeba jeszcze zarezerwować hotel w Luksemburgu, rozliczyć dwie zaległe delegacje naczelnika, załatwić podpis dyrektora generalnego na ważnym piśmie, wyciągnąć umowę z księgowości, żeby poprawić jeden istotny zapis. I to wszystko na już. Nim się obejrzałam była 16. I wcale nie oznaczało to, ze mogę wyjść do domu, ponieważ sekretarka jest jak kapitan statku, ostatnia schodzi z pokładu.

Parzenie kawy i nie tylkoParzenie kawy i nie tylko Parzenie kawy i nie tylko (CC0/pexels.com) Parzenie kawy i nie tylko (CC0/pexels.com)

Znam ludzi, którzy uważają, że praca sekretarki jest lekka, miła i nie wymagająca zbyt wiele myślenia. Błąd. To jest trudna praca, w dodatku nie każdy się do niej nadaje. Wciąż pokutuje stereotyp, że zadaniem sekretarki i asystentki, jest odbieranie telefonów, parzenie kawy i ładny wygląd. Otóż nie, często pełnią role księgowych, tłumaczy, organizują wyjazdy służbowe, przygotowują umowy, sprawozdania i rozliczenia, zajmują się sprawami kadrowymi. Po prostu biuro w pigułce. A oprócz tego muszą mieć nerwy ze stali, niewyczerpany zapas uśmiechów dla wszystkich gości (tych niemiłych również), doskonałą pamięć (zrobienie 10 różnych napojów dla gości dyrektora) i zdolność improwizacji (gdy nie ma mleka do latte) .

Na szczęście mam wrażenie, że stereotyp sekretarki jako atrakcyjnej, ładnie ubranej i umalowanej pani powoli odchodzi do lamusa. Coraz częściej asystentka jest postrzegana jak prawa ręka szefa. Coraz częściej ze słowem sekretarka kojarzone są też wysokie kompetencje i doskonała organizacja pracy. I słusznie, bo właśnie te cechy są potrzebne, by dobrze wykonywać ten zawód. Bądźcie więc dziś (i zawsze!) mili dla sekretarek i asystentek w Waszych biurach - bez nich byłoby Wam gorzej!

Wasza Korespondentka z Wydziału Odzyskiwania Zdrowego Rozsądku

Więcej o:
Copyright © Agora SA